Protection des données

En raison des dispositions légales du règlement européen sur la protection des données (RGPD), nous sommes tenus — ce que nous acceptons volontiers — de vous fournir des informations complètes sur le traitement de vos données personnelles effectué dans le cadre de notre relation contractuelle.

La protection des données et le traitement de vos données personnelles nous tiennent à cœur et nous veillons en permanence à ce que vos données personnelles soient traitées correctement.

Notre délégué à la protection des données se tient à votre disposition pour répondre à toutes vos questions concernant vos données personnelles et leur traitement. Le délégué n’est soumis à aucune instruction, il exerce ses fonctions en toute indépendance et est légalement tenu au secret et à la confidentialité ; vous pouvez le contacter en toute confiance.

Vous trouverez ci-après quelques informations concernant le traitement de vos données personnelles effectué dans le cadre de notre relation contractuelle : 

1.   Nom et adresse du responsable du traitement

Votre interlocuteur intervenant en tant que responsable du traitement au sens du règlement européen sur la protection des données (RGPD) et des autres lois nationales sur la protection des données des États membres ainsi que d’autres règlements sur la protection des données est la société :

Leitz Service SA,
Industrieweg 15, 1850 Grimbergen, Belgique

 (ci-après désignée par « nous » ou « notre »)

2.   Nom et adresse du délégué à la protection des données

Vous pouvez adresser votre demande écrite concernant la protection et la sécurité des données à l’adresse suivante: contact-be@leitz.org.

3.   Informations générales relatives au traitement des données

a)  Portée et finalité du traitement des données à caractère personnel

Dans le cadre de notre coopération avec des partenaires commerciaux, nous traitons les données à caractère personnel de nos interlocuteurs chez nos clients, des clients potentiels, des distributeurs, des fournisseurs et des partenaires (« partenaires commerciaux ») : 

• informations concernant nos interlocuteurs, telles que le prénom et le nom, la fonction et les désignations complémentaires, l’adresse commerciale, ainsi que les numéros utilisés à titre professionnel : téléphone fixe, téléphone mobile, télécopie et l’adresse électronique professionnelle ;
• données de paiement, telles que les informations nécessaires au traitement des opérations de paiement ;
• d’autres informations dont le traitement est nécessaire dans le cadre d’un projet ou de la gestion d’une relation contractuelle avec notre société ou qui sont fournies librement par nos partenaires commerciaux ;
• données à caractère personnel collectées auprès de sources accessibles au public, de bases de données d’information ou d’agences de crédit et
• si nécessaire, des informations sur les procédures judiciaires pertinentes et autres litiges impliquant des partenaires commerciaux.

Nous traitons les données à caractère personnel aux fins suivantes : 

• communication avec des partenaires commerciaux au sujet des produits, services et projets, par ex. pour traiter les demandes du partenaire commercial ou pour fournir des informations techniques sur les produits ;
• planification, exécution et gestion de la relation commerciale (contractuelle) entre notre société et le partenaire commercial, par ex. pour traiter les commandes de produits et de services, pour encaisser les paiements, à des fins de comptabilité et de facturation et pour effectuer des livraisons, des travaux de maintenance ou des réparations ;
• réalisation de sondages auprès des clients, de campagnes de marketing, d’analyses de marché, de jeux, de concours ou d’autres opérations ou événements similaires ;
• réalisation d’enquêtes de satisfaction des clients et d’opérations de marketing direct ;
• maintien et protection de la sécurité de nos produits et services ainsi que de nos sites internet ;
• respect des exigences légales (par ex. obligations de conservation fixées par les dispositions de droit fiscal et commercial) ;
• règlement des litiges, respect des conditions d’exécution des contrats existants et constatation, exercice et défense de nos droits en justice.

b)     Bases juridiques du traitement des données à caractère personnel

Conformément à l’art. 6, par. 1, point a) RGPD, le traitement des données à caractère personnel est licite dès lorsque nous avons recueillile consentement de la personne concernée.

Conformément à l’art. 6, par. 1, point b) RGPD, le traitement des données à caractère personnel est licite dès lors que lesdites données sont nécessaires à l’exécution d’un contrat conclu entre nous. Le même article s’applique en outre aux traitements nécessaires à l’exécution de mesures précontractuelles.

Conformément à l’art. 6, par. 1, point c) RGPD, le traitement est licite dès lors qu’il est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.

Conformément à l’art. 6, par. 1, point d) RGPD, le traitement est licite dès lors qu’il est nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou de ceux d’une autre personne physique.

Conformément à l’art. 6, par. 1, point f) RGPD, le traitement est licite dès lors que le traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes ou de ceux d’un tiers, à moins que ne prévalent vos propres intérêts, libertés et droits fondamentaux.

c)      Effacement et durée de conservation des données

Vos données à caractère personnel sont effacées ou rendues inaccessibles dès que la conservation desdites données n’est plus requise au regard des finalités du traitement. La conservation est par ailleurs autorisée lorsque les dispositions légales européennes ou nationales en fixent les conditions dans le cadre de règlements, lois ou autres dispositions de l’Union auxquels nous sommes soumis. Les données sont également rendues inaccessibles ou effacées à l’expiration de la durée de conservation des données prescrite par les normes susmentionnées, à moins qu’il ne soit nécessaire de prolonger ladite durée pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat.

4.   Marketing direct par voie postale

a) Base juridique du traitement des données

L’art. 6, par. 1, point f) RGPD constitue la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre du marketing direct par voie postale.

b)  Finalité du traitement des données

Le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre du marketing direct par voie postale a pour finalité la promotion des ventes de produits ou de services. Le traitement des données est ainsi nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes, conformément à l’art. 6, par. 1, point f) RGPD.

c)   Durée de conservation des données

Vos données à caractère personnel sont effacées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ; la présente disposition s’applique notamment en cas d’exercice du droit d’opposition au traitement des données.

d)  Droit d’opposition et d’effacement des données

Vous pouvez à tout moment vous opposer à la poursuite du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre du marketing direct par voie postale.

5.   Lettre d’information

a)  Base juridique du traitement des données

Conformément à l’art. 6, par. 1, point a) RGPD, le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l’envoi de la lettre d’information est licite dès lors que vous nous avez donné votre consentement à cet effet.

b)  Finalité du traitement des données

La collecte de vos données à caractère personnel est effectuée pour nous permettre de vous adresser notre lettre d’information. La finalité du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l’envoi de notre lettre d’information réside dans la communication régulière d’informations à nos partenaires sur des sujets pertinents relatifs à la transformation du bois et des matières plastiques, aux matériaux de pointe ainsi qu’au développement de l’entreprise.

c)   Durée de conservation des données

Vos données à caractère personnel sont effacées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Vos données à caractère personnel sont conservées pendant toute la durée de votre abonnement à notre lettre d’information.

d)  Droit d’opposition et d’effacement des données

Vous pouvez à tout moment résilier votre abonnement à notre lettre d’information en cliquant sur le lien figurant sur chacune d’entre elles. La résiliation de votre abonnement entraîne la révocation de votre consentement.

6.   Prise de contact par courrier électronique

a)  Base juridique du traitement des données

La licéité du traitement de vos données à caractère personnel communiquées dans le cadre de l’envoi d’un courrier électronique est fondée sur l’art. 6, par. 1, point f) RGPD. Lorsque la prise de contact par courrier électronique a pour objectif la conclusion d’un contrat, l’art. 6, par. 1, point b) RGPD constitue une base juridique supplémentaire applicable au traitement de vos données à caractère personnel.

b)  Finalité du traitement des données

Nous traitons vos données à caractère personnel communiquées lorsque vous nous contactez par courrier électronique uniquement à l’effet du traitement de votre demande.

c)   Durée de conservation des données

Vos données à caractère personnel sont effacées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. La nécessité de conservation des données à caractère personnel communiquées par courrier électronique disparaît dès que nos échanges prennent fin, c’est-à-dire lorsqu’il ressort desdits échanges que les questions soulevées via votre courrier électronique ont été définitivement clarifiées entre nous.

d)  Droit d’opposition et d’effacement des données

Vous pouvez à tout moment vous opposer à la poursuite du traitement de vos données à caractère personnel communiquées lorsque vous nous contactez par courrier électronique. Dans un tel cas, il deviendra impossible de poursuivre nos entretiens et toutes les données à caractère personnel conservées dans le cadre de la prise de contact seront effacées.

7.   Défense et application des droits en justice

a)  Base juridique du traitement des données

L’art. 6, par. 1, point f) RGPD constitue la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de la défense et de l’application des droits en justice.

b)  Finalité du traitement des données

La finalité du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de la défense et de l’application des droits en justice réside dans la défense contre des prétentions injustifiées ainsi que dans la constatation de prétentions et de droits en justice. Le traitement des données est ainsi nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes, conformément à l’art. 6, par. 1, point f) RGPD.

c)   Durée de conservation des données

Vos données à caractère personnel sont effacées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

d)  Droit d’opposition et d’effacement des données

Le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de la défense et de l’application de droits en justice est absolument indispensable dans ce contexte. En conséquence, vous ne pouvez exercer aucun droit d’opposition.

8.   Catégories de destinataires

Les données à caractère personnel sont communiquées au sein de notre entreprise aux services et départements qui en ont besoin pour l’accomplissement des finalités précitées. Par ailleurs, nous faisons appel occasionnellement à divers prestataires de services et transmettons vos données à caractère personnel à d’autres destinataires dignes de confiance. Il peut s’agir, par ex.

• d’établissements bancaires,
• de services de numérisation,
• d’imprimeries,
• de sociétés spécialisées dans la conception de lettrages, logos, etc.
• de fournisseurs de services informatiques,
• de prestataires spécialisés en gestion de la relation client,
• d’avocats et de tribunaux.

9.   Transfert de données vers des pays tiers

Les transferts de données vers des pays tiers ont lieu exclusivement sur la base du consentement, de conditions nécessaires à conclusion d’un contrat ou de la défense de nos droits en justice (art. 49 RGPD).

10. Droits de la personne concernée

Dès lors que nous traitons vos données à caractère personnel, vous êtes une « personne concernée » au sens du RGPD et disposez des droits suivants à notre encontre :

a)  Droit d’accès à vos données

Vous avez le droit d’obtenir de nos services la confirmation que nous traitons ou que nous ne traitons pas des données à caractère personnel vous concernant.

Si un tel traitement a lieu, vous pouvez nous demander des informations sur les points suivants :

(1) les finalités pour lesquelles les données à caractère personnel sont traitées ;

(2) les catégories de données à caractère personnel qui sont traitées ;

(3) les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel vous concernant ont été ou sont communiquées ;

(4) la durée prévue de conservation des données à caractère personnel vous concernant ou, si aucune information concrète ne peut être donnée à ce sujet, les critères permettant de déterminer la durée de conservation ;

(5) l’existence d’un droit de rectification ou d’effacement des données à caractère personnel vous concernant, d’un droit de limitation du traitement par nos soins ou d’un droit d’opposition à ce traitement ;

(6) l’existence d’un droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;

(7) toute information disponible sur l’origine des données lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de vous ;

(8) l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l’art. 22, par. 1 et 4 RGPD et — au moins en pareils cas —, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour vous.

Vous avez le droit de demander des informations sur le transfert éventuel des données à caractère personnel vous concernant vers un pays tiers ou une organisation internationale. Vous pouvez, dans ce contexte, demander à être informé des garanties appropriées en cas de transfert visées à l’art. 46 RGPD.

b)  Droit de rectification

Vous avez le droit de nous demander de rectifier et/ou de compléter les données à caractère personnel traitées vous concernant qui sont inexactes ou incomplètes. Nous sommes tenus de procéder à la rectification dans les meilleurs délais.

c)   Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander la limitation du traitement des données à caractère personnel vous concernant lorsque les conditions ci-après s’appliquent :

(1)    vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel vous concernant pendant une période qui nous permet de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;

(2)    le traitement est illicite et vous vous opposez à l’effacement des données à caractère personnel et exigez à la place la limitation de l’utilisation des données à caractère personnel ;

(3)    nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement, mais elles vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou

(4)    vous vous opposez au traitement en vertu de l’art. 21, par. 1 RGPD, pendant la vérification portant sur le point de savoir si nos motifs légitimes prévalent sur vos propres motifs.

Lorsque le traitement des données à caractère personnel vous concernant a été limité, lesdites données ne peuvent — à l’exception de leur conservation — être traitées qu’avec votre consentement ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre.

Si la limitation du traitement a été limitée conformément aux conditions susmentionnées, nous vous en informerons avant que la limitation ne soit levée.

d)  Droit à l’effacement des données

d 1) Obligation d’effacement

Vous pouvez nous demander d’effacer les données à caractère personnel vous concernant dans les meilleurs délais, et nous sommes tenus d’effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

(1)    les données à caractère personnel vous concernant ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;

(2)    vous retirez votre consentement sur lequel était fondé le traitement, conformément à l’art. 6, par. 1, point a), ou à l’art. 9, par. 2, point a) RGPD, et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;

(3)    vous vous opposez au traitement en vertu de l’art. 21, par. 1 RGPD et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ou vous vous opposez au traitement en vertu de l’art. 21, par. 2 RGPD ;

(4)    les données à caractère personnel vous concernant ont fait l’objet d’un traitement illicite ;

(5)    les données à caractère personnel vous concernant doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel nous sommes soumis ;

(6)    les données à caractère personnel vous concernant ont été collectées dans le cadre de l’offre de services de la société de l’information visée à l’art. 8, par. 1 RGPD.

d2) Information à des tiers

Lorsque nous avons rendu publiques les données à caractère personnel vous concernant et que nous sommes tenus de les effacer en vertu de l’art. 17, par. 1 RGPD, nous prenons, compte tenu des technologies disponibles et des coûts de mise en œuvre, des mesures raisonnables, y compris d’ordre technique, pour informer les responsables du traitement qui traitent les données à caractère personnel que vous, en tant que « personne concernée », avez demandé l’effacement par ces responsables du traitement de tout lien vers ces données à caractère personnel, ou de toute copie ou reproduction desdites données.

d3) Exceptions

Le droit à l’effacement des données n’existe pas dans la mesure où ce traitement est nécessaire

(1)    à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information ;

(2)    pour respecter une obligation légale qui requiert le traitement et qui est fixée par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel nous sommes soumis, ou pour exécuter une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont nous sommes investis ;

(3)    pour des motifs d’intérêt public dans le domaine de la santé publique, conformément à l’art. 9, par. 2, points h) et i), ainsi qu’à l’art. 9, par. 3 RGPD ;

(4)    à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques conformément à l’art. 89, par. 1 RGPD, dans la mesure où le droit visé au point a) est susceptible de rendre impossible ou de compromettre gravement la réalisation des objectifs dudit traitement ; ou

(5)    à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

e)  Droit à l’information

Lorsque vous faites valoir à notre encontre le droit à la rectification, à l’effacement ou à la limitation du traitement, nous sommes tenus d’informer tous les destinataires auxquels les données à caractère personnel vous concernant ont été communiquées de votre demande de rectification ou d’effacement desdites données ou de la limitation de leur traitement, sauf lorsque cela se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

Vous avez le droit d’obtenir de nos services des informations sur ces destinataires.

f)   Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez par ailleurs le droit de transmettre ces données à caractère personnel qui nous ont été communiquées, à un autre responsable du traitement sans que nous puissions y faire obstacle, lorsque

(1)    le traitement est fondé sur le consentement en application de l’art. 6, par. 1, point a) RGPD ou de l’art. 9, par. 2, point a) RGPD ou sur un contrat en application de l’art. 6, par. 1, point b) RGPD ; et

(2)    le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

En cas d’exercice de ce droit, vous avez le droit d’obtenir que nous transmettions les données à caractère personnel vous concernant directement à un autre responsable du traitement, lorsque cela est techniquement possible. L’exercice de ce droit ne doit pas porter pas atteinte aux droits et libertés de tiers.

Ce droit à la portabilité ne s’applique pas au traitement des données à caractère personnel qui est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou qui relève de l’exercice de l’autorité publique dont nous avons été investis.

g)  Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel vous concernant fondé sur l’art. 6, par. 1, point e) ou point f) RGPD ; le droit d’opposition s’applique également au profilage fondé sur ces dispositions.

Nous ne traitons plus les données à caractère personnel vous concernant, à moins que nous puissions démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Lorsque les données à caractère personnel vous concernant sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant à de telles fins de prospection ; le droit d’opposition s’applique également au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.

Dès lors que vous vous opposez au traitement à des fins de prospection, les données à caractère personnel vous concernant ne sont plus traitées à ces fins.

Vous avez la possibilité, dans le cadre de l’utilisation de services de la société de l’information — et nonobstant la directive 2002/58/CE —, d’exercer votre droit d’opposition à l’aide de procédés automatisés utilisant des spécifications techniques.

h)  Droit de révocation de votre déclaration de consentement relative à la protection des données

Vous avez le droit de retirer à tout moment votre consentement donné en matière de droit à la protection des données. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

i)   Décision individuelle automatisée, y compris le profilage

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé — y compris le profilage —, produisant des effets juridiques à votre encontre ou vous affectant fortement de façon similaire. La présente disposition ne s’applique pas lorsque la décision

(1)    est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat conclu entre nous ;

(2)    est autorisée par le droit de l’Union ou le droit de l’État membre auquel nous sommes soumis et qui prévoit des mesures appropriées pour la sauvegarde de vos droits et libertés ainsi que de vos intérêts légitimes de la personne ou

(3)    est fondée sur votre consentement explicite.

Les décisions susmentionnées ne peuvent être fondées sur les catégories particulières de données à caractère personnel visées à l’art. 9, par. 1 RGPD, à moins que l’art. 9, par. 2, point a) ou g) RGPD, ne s’applique et que des mesures appropriées pour la sauvegarde des droits et libertés et de vos intérêts légitimes ne soient mises en œuvre.

Dans les cas visés aux alinéas (1) et (3), nous mettons en œuvre des mesures appropriées pour la sauvegarde des droits et libertés ainsi que de vos intérêts légitimes, au moins de votre droit d’obtenir une intervention humaine de notre part, d’exprimer votre point de vue et de contester la décision.

j)   Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l’État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise, si vous considérez que le traitement de données à caractère personnel vous concernant constitue une violation du RGPD.

L’autorité de contrôle auprès de laquelle vous avez introduit la réclamation vous informera de l’état d’avancement et de l’issue de ladite réclamation, y compris de la possibilité d’un recours juridictionnel en vertu de l’art. 78 RGPD.

Notre responsable de la protection des données reste à tout moment à votre disposition pour toute question complémentaire.